Serviceeinsätze (Auftragssplit) | Service calls (Order splitting)

NOTE: For the english version, please scroll down!

Userstory

Das Feedback an uns war, dass man als Verantwortlicher für einen internen Auftrag möchte, dass dieser in mehrere planbare Elemente aufgeteilt werden kann, damit die Planung der Realität entspricht. Zusätzlich möchte man auch, das dieser Auftrag auch erst dann abgeschlossen wird, wenn alle geplanten Elemente abgeschlossen sind und fachlich geprüft wurden, ob das Auftragsziel erreicht wurde. Eine Aufteilung ist zum Beispiel besonders dann gewünscht, wenn der erste Besuch nur zur Fehleranalyse gedient hat, oder mehrere Techniker mit verschiedenen Schwerpunkten an ein und demselben Auftrag arbeiten müssen.

Eine Lösung musste her, um effizient an dem Auftrag arbeiten zu können, ohne das es mehrere Aufträge geben muss! Hier kommt der Auftragssplit ins Spiel.

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Der neue Navigationspunkt “Serviceeinsätze” bietet Ihnen die Möglichkeit alle Serviceeinsätze zu planen und einzusehen - losgelöst von ihren übergeordneten Internen Aufträgen.

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Noch einfacher behalten sie die Planung in der “Disposition” oder dem Menüpunkt “Abarbeitung” im Blick.

Serviceeinsätze erstellen und planen

Sie haben nun mehrere Möglichkeiten “untergeordnete Aufträge” = Serviceeinsätze für Ihre “übergeordneten Aufträge” = Interne Aufträge zu erstellen.

1. Erstellen sie wie gewohnt einen neuen internen Auftrag → Währenddessen wird automatisch mindestens ein Serviceeinsatz in der Planung und Erstellung berücksichtigt.
   
   

    

2. Option zwei ist einen vorhandenen Serviceeinsatz zu kopieren und einen neuen Techniker auszuwählen. Die ursprünglichen Inhalte können erhalten oder angepasst werden. Auch eine neue zeitliche Planung kann angesetzt werden. Besonders praktisch ist dieser Anwendungsfall, wenn z.B der Techniker aufgrund von Krankheit oder anderen Gründen ausfällt, der als erstes für den Auftrag disponiert war, oder es bedarf vielleicht mehrere Techniker, mit unterschiedlichen Tätigkeitsschwerpunkten um einen Auftrag nacheinander abzuarbeiten.
   
   

    

3. Eine weitere Variante ist es einen neuen Serviceeinsatz in der Detailansicht eines internen Auftrags hinzuzufügen. Das geht über den Button “Neuer Serviceeinsatz”. Diese Funktion ist wichtig, wenn feststeht, dass ein völlig neuer Einsatz geplant ist, mit einem anderen Schwerpunkt. Ein Einsatz kann beispielsweise ein Problem in der Mechanik aber auch in der Elektronik aufweisen - dafür werden oftmals verschiedene Kollegen oder Spezialisten benötigt. Hier haben Sie dann die Möglichkeit den Serviceeinsatz neu zu betiteln, disponieren, zu beschreiben und zeitlich einzuplanen.
   
   

Eine Auflistung aller Serviceeinsätze für den erstellten Auftrag, lässt sich übrigens in der Übersicht, links über den nach unten zeigenden Pfeil neben der Auftragsnummer aufrufen.

Auftrag abarbeiten

Auch in der Abarbeitung eines internen Auftrags hat sich einiges getan.

Statt vier Reiter die auszufüllen sind , gibt es ab sofort nur noch zwei Reiter. Im ersten Reiter “Daten” erhalten Sie nochmal eine Übersicht über allgemeine Auftragsdaten. Was neu ist in diesem Reiter, ist die Übersicht der weiteren Serviceeinsätze, die in Ihrem internen Auftrag angelegt wurden, sowie die Historie dieses Auftrags. So ist maximale Transparenz für alle Beteiligten gegeben. Zu guter Letzt, lässt sich noch eine Lösung hinzufügen, die, wenn man möchte, als neue Lösung der Wissensdatenbank hinzufügt werden kann.

Im zweiten Reiter “Zeiten und Materialien”, können zusätzlich und bei Bedarf, Zeiten und Materialien dokumentiert werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, Kommentare für alle Beteiligten des Auftrags zu hinterlassen, die an Folgeaufträgen beteiligt sind. Sollte der Auftrag fertig sein, oder noch in Arbeit, kann je nachdem zwischengespeichert werden oder es wird direkt ein Servicebericht erstellt.

Anpassungen der Benachrichtigungen auf Aktivitäten / Serviceeinsätze

Die Benachrichtigungsfunktion wurde hinsichtlich des Auftragssplits erweitert. Klicken Sie auf Systemadministration auf “Neue Benachrichtigung”. Hier wurde das Wording “interne Aufträge” durch “Serviceeinsätze” ersetzt.

Userstory

The feedback to us was that as the person responsible for an internal order, wants it to be able to be divided into several elements that can be planned, so that the planning corresponds to reality. In addition, you also want this order to be completed only when all planned elements have been completed and it has been technically checked whether the order goal has been achieved. A split is especially desired, for example, if the first visit was only for error analysis, or if several technicians with different focuses have to work on one and the same order.

A solution was needed to be able to work efficiently on the order without having to have several orders! This is where the order split comes into play.

The new navigation point "Service calls" offers you the possibility to plan and view all service calls- detached from your superordinate internal jobs.

It is even easier to keep an eye on the planning in the "Scheduling" or the menu item "Processing".

Create and plan service assignments

You now have several options to create "child orders" = service calls for your "parent orders" = internal orders.

1. Create a new internal order as usual → At least one service call is automatically included in the planning and creation.
   
   

   
   
   

2. Option two is to copy an existing service call and select a new technician. The original content can be retained or adjusted. A new schedule can also be applied. This is especially useful if, for example, the technician who was first scheduled for the job is unavailable due to illness or other reasons, or if several technicians with different areas of focus are required to work on the same job one after the other.
   
   

    

3. Another variant is to add a new service call in the detail view of an internal order. This can be done by clicking the button "New service call". This function is important when it is clear that a completely new operation is planned with a different focus. For example, an assignment may have a problem in mechanics but also in electronics - this often requires different colleagues or specialists. Here you then have the possibility to retitle, schedule, describe and schedule the service call.
   
   

    

   A list of all service calls for the created order can be called up in the overview on the left by clicking on the plus sign next to the order number.
   
   

Process order

Also in the processing of an internal order has changed a lot.

Instead of four tabs to be filled in, there are now only two tabs. In the first tab "Data" you get an overview of general order data. What is new in this tab is the overview of the other service calls that have been created in your internal order, as well as the history of this order. This provides maximum transparency for all parties involved. Last but not least, you can add a solution that can be added to the knowledge base as a new solution, if you wish.

In the second tab "Times and materials", times and materials can be documented additionally and if required. It is also possible to leave comments for all those involved in the job who are involved in follow-up jobs. If the order is finished or still in progress, it can be saved temporarily or a service report can be created directly, depending on the situation.

Adjustments of the notifications on activities / service calls

The notification function has been extended with regard to the order split. Click on System administration on "New notification". Here, the wording "internal orders" has been replaced by "service calls".